Byta kontorstyp: Välj rätt modell och lyckas med flytten

16 maj 2014

Att byta kontorstyp kan vara påfrestande för både arbetsflöde och medarbetare. Men har du förberett dig väl och gjort din hemläxa kan du både minska sjukfrånvaron och få nöjdare kollegor.

Det traditionella kontorslandskapet ersätts i allt större utsträckning av det aktivitetsbaserade kontoret som är en yteffektiv kontorstyp med fokus på arbetsstationer, istället för fasta arbetsplatser. 

 

Det aktivitetsbaserade kontoret

Det aktivitetsbaserade kontoret passar dynamiska företag och arbetsplatser där flexibilitet och snabb anpassningsbarhet står i centrum. Den har även visat sig ha flera hälsofrämjande fördelar, exempelvis lägre sjukfrånvaro. Men det är under förutsättning att implementeringen går korrekt till och att företaget har ett ledarskap och ett arbetssätt som passar det aktivitetsbaserade arbetssättet. Det är också viktigt att man har förberett medarbetarna på ett bra sätt.

– Aktivitetsbaserade kontor innebär ofta ett helt nytt arbetssätt. Det är därför viktigt att personalen involveras i kontorsbytet och får vara med och säga sitt. Företagsledningen måste spela med öppna kort mot personalen, djupintervjua folk om hur de arbetar, presentera sina resultat och låta experter presentera den forskning som finns. Det är viktigt att man involverar personalen i hela processen, säger Christina Bodin Danielsson som är forskare och expert på hur kontorsmiljön påverkar arbetsklimatet.

Det rekommenderas starkt att det aktivitetsbaserade kontoret även utrustas med så kallade backuprum dit medarbetarna kan dra sig undan när de behöver lugn och ro.

– Det måste finnas en stödjande miljö där medarbetarna kan komma undan och jobba i lugn och ro eller exempelvis ringa ett samtal, säger Christina Bodin Danielsson.

Det traditionella kontorslandskapet

På det traditionella kontoret, där alla har en fast arbetsplats, upplevs enligt undersökningar ledarskapet som bättre då chefen blir mer synlig. Dock visar forskning att personalen inte trivs lika bra i den här typen av miljö.

Fördelen med det traditionella kontoret är att personalen ges möjlighet att arbeta i lugn och ro, det påverkar stressnivån positivt och ger låg sjukfrånvaro.

Framtidens kontorstyp

Trots det aktivitetsbaserade kontorets stora framgångar är det traditionella kontorslandskapet på tillbakagång.

Christina Bodin Danielsson– Det traditionella kontorslandskapet kommer tillbaka successivt men i andra former. Tidigare har det varit väldigt styrt och oflexibelt. Det har varit opassande för dynamiska verksamheter där det sker snabba förändringar och arbetsstyrkan snabbt kan både krympa och växa. Nu utvecklas därför nya typer av kontor som passar ett mer dynamiskt arbetssätt, säger Christina Bodin Danielsson.

Forskare och arkitekter arbetar med att hitta lösningar där det traditionella kontoret behåller sina gamla styrkor men också vinner de fördelar som du har i ett aktivitetsbaserat kontor.

– Vi har ett prestationsfokuserat samhälle, då kommer det traditionella kontoret tillbaka. Men att mötas och träffas är kritiskt för många verksamheter, och på den punkten får den traditionella kontorstypen alltid kritik. Så det måste vidareutvecklas på den punkten, säger Christina Bodin Danielsson.

Nyheter