Därför lyckades landets största kontorsflytt

27 september 2016

Den har kallats landets största kontorsflytt. När tusentals anställda i Telia Company lämnade lokalerna i Farsta efter 54 år gick flytten förvånansvärt smidigt tack vare en rigorös planering och logistikhantering. Så här gjorde man.

När Telias 3 500 Stockholmsanställda gick till jobbet den 7 juni i år var det till en helt ny adress. Till det nybyggda Telia Company-huset, beläget ovanpå Skandinaviens största galleria Mall of Scandinavia i Arenastaden.

Halverad kontorsyta

Hit flyttade personalen dels från Farsta men också från kontoret i city samt även de anställda hos dotterbolaget Cygate i Solna. De tidigare 85 000 kvadratmeter kontor lämnades för hälften så mycket yta i Arenastaden.

– Förändringen har varit möjlig tack vare att vi infört ett aktivitetsbaserat arbetssätt, som innebär att man väljer arbetsmiljö beroende på vad man ska göra, berättar Michael Åslund, Head of Group Real Estate för Telia Company. Man är inte längre begränsad till ett skrivbord eller  ett mötesrum.

Enorm planering

Själva flytten började planeras ett par år tidigare. Den är ett led i företagets utveckling kallad ”New Generation Telco”, vilken bland annat innefattar ett mycket mer effektiviserat sätt att arbeta, i moderna och energisnåla lokaler.

– Projektet delades upp i tre huvudområden: människa (arbetssätt), teknik (mobilitet) och fysisk arbetsmiljö (kontoret). Utifrån dessa delar styrde och samordnade vi arbetet, fortsätter Michael Åslund. Vi etablerade en projektorganisation med interna och externa resurser, för att på så sätt skapa bästa förutsättningar att klara de utmanande projektmålen och en tajt tidplan.

Möbler har återanvänts

En del möbler och material började köras till Arenastaden redan i mars. De anställda som skulle flytta fick packa max en låda var, som stod på plats när de kom till jobbet dagen efter nationaldagen. På plats fanns också de nya möblerna samt skärmar och det mesta av tekniken. En stor del av de gamla möblerna har dessutom servats och återanvänts i Telias andra lokaler.

– Vi hade gjort en analys som visade att en kickstart av det nya kontoret skulle vara att föredra, säger Tommy Nordström, Workplace Development Director i Telia Company. Därför ville vi att alla skulle få flytta in samma dag och det blev väldigt lyckat med alla festligheter runt omkring. (#purplemove)

Säkerhetsarbetet

Att flytta in en av Sveriges största arbetsplatser på en megagalleria intill den så kallade Nationalarenan har så klart föregåtts av en hel del säkerhetsarbete.

– Vi gjorde och gör fortlöpande riskanalyser och riskbedömningar, berättar Michael Åslund. Det gäller allt från löpande verksamhet till högriskmatcher på arenan. Vi har också ett nära samarbete med de stora aktörerna i området, så som Solna stad, fastighetsägare och större hyresgäster. 

”Cool and cosy”

Från att ha suttit utspridda i omoderna lokaler i Farsta är känslan att medarbetarna nu har ”återupptäckt” varandra och att fler spontanmöten sker. Idéer utbyts lättare och man får utlopp för kreativiteten när lokalerna är anpassade för det. Tekniken fungerar. Inredningen ska stärka känslan av ”cool and cosy”.

– Vi har fortfarande en del saker kvar att förbättra, som till exempel servicen internt, säger Tommy Nordström. Städ- och fastighetsservice är sådant som kommer att sätta sig så småningom. Vi jobbar också med att vidareutveckla arbetssättet. Men vi är oerhört stolta över att vi redan nyttjar alla de olika typerna av utrymmen vi har nu.

Michaels råd inför en storföretagsflytt:

  • Ställ er först frågan ”vilken förändring vill vi uppnå med en flytt”? Ledningens engagemang är avgörande för framgång.
  • Säkerställ att förändringsarbetet drivs på ett bra sätt. Det går inte att outsourca och det behöver vara samordnat med övergripande mål som en del av affärsplanen.
  • Säkerställ en professionell projektorganisation. Ägarskapet behöver finnas i den egna organisationen. 
  • Organisera. Skapa projektgrupper för varje del som är viktig för er: teknik, arbetsmiljö, kommunikationer etcetera.
  • Börja rensa och slänga saker i tid. Ju mer ordning när flyttlasset går, desto bättre. Begränsa antalet flyttlådor. 

Nyheter