När SBAB bestämde sig för att lämna det traditionella kontoret på Östermalm, för ett aktivitetsbaserat i Solna Business Park var det inte alla medarbetare som jublade av lycka. Många oroade sig över hur de skulle kunna koncentrera sig i det nya landskapet – och var de skulle ha fotot på barnen.

Effektivare arbetsprocesser

Sedan flyttlasset gick den 16 november 2015 har medarbetarnas inställning till den nya kontorslösningen förändrats. Michael Fällström, inköpschef på SBAB, menar att de som var mest tveksamma till idén i början idag är det nya kontorets främsta förespråkare.

– Det var viktigt för oss att kommunicera att vi inte flyttade för att spara pengar, utan för att stödja en förändring i organisationen. Vår ambition var att så ett frö till mer effektiva arbetsprocesser, berättar han.

Mer glädje med aktivitetsbaserat arbetssätt

Michael Fällström och övrig ledning har varit förespråkare av den aktivitetsbaserade lösningen sedan länge, men har under resans gång varit måna om att inte kliva medarbetarna på tårna med sin entusiasm. Istället har de försökt att trycka på alla fördelar med ett aktivitetsbaserat kontor.

– Vi flyttade från ett kontor från 70-talet där folk knappt kände igen sina kollegor till ett öppet landskap där folk faktiskt hejar på varandra. Min upplevelse är att folk är mycket gladare nu och att arbetet har effektiviserats. Helheten i verksamheten har blivit bättre sedan vi lämnade våra isolerade öar till skrivbord på Östermalm, säger han.

Pingisbord och terrass

Kontoret i Solna Business Park är fyllt med designmöbler och här finns gott om gröna växter. Här står ett pingisbord för den som behöver springa av sig lite och bakom en trevlig bar står en barista och tillreder kaffe på beställning.

– Det är ju inte riktigt säsong nu, men till sommaren tror jag även att vår stora terrass kan komma att uppskattas av medarbetarna, säger Michael Fällström.

Tog lärdom av andras förändringar

Innan flytten gjorde SBAB:s ledning studiebesök hos andra företag som lyckats med en liknande förändring. Tanken var att ta lärdom av dem – och på så sätt göra det så lätt som möjligt för medarbetarna.

- Företag är olika och har olika förutsättningar men genomgående är att personlig förvaring efterfrågas samt "tysta" platser är ett "måste". Genomgående har antalet tysta platser reducerats hos de företag vi besökte, helt enkelt för att många uppskattar sina kollegor i en omfattning de inte på förhand trott. Det blir lite för tråkigt på de tysta ytorna så de utnyttjas i begränsad omfattning helt enkelt.

Mätning bland medarbetarna, före och efter

Strax innan SBAB lämnade Östermalm gjorde de en undersökning för att mäta hur nöjda medarbetarna var. Om några månader är det dags igen och det är först då Michael Fällström kan konstatera hur nöjda kollegorna faktiskt är. Men känslan är mycket positiv.

– Det nya kontoret är trevligt och kollegor som tidigare inte pratat med varandra sitter nu i "Trädgården" (som den centrala mötesplatsen i lokalen kallas) och äter lunch tillsammans. En sådan stämning bidrar till ett bättre arbetsklimat, säger Michael Fällström.

Inför flytten till det nya kontoret var det många som kände sig oroliga och funderade över var de skulle ha bilden på sina barn, när det egna skrivbordet skulle delas med andra.

– I dag har de bilderna på barnen som bakgrundsbild på datorn – och datorn har de ju alltid med sig. Så till och med en sådan detalj har blivit bättre, säger Michael Fällström.

Michaels bästa tips

Här är Michael Fällströms bästa tips för flytt till ett aktivitetsbaserat kontor:

1. Framförhållning och kommunikation
   Informera regelbundet om flytten till aktivitetsbaserat kontor och vad syftet med den är och hur arbetet fortskrider.
2. Invändningsbehandling
   Hantera den oro som förändringen väcker med stor respekt och sök besvara alla frågeställningar på ett transparent sätt exempelvis på företagets intranät och på informationsmöten.
3. Referensföretag
   Visa på och besök andra företag som genomfört en förändring till aktivitetsbaserat arbetssätt och bjud in projektledare från några av företagen som får berätta om upplevda positiva respektive negativa effekter och upplevelser under respektive företags resa. Det ger bra tips till frågor som ditt företag behöver ta ställning till och hur ni ska hitta lösningar som fungerar för er.
4. Företagsledningens roll och betydelse
   Hela företagsledningen måste vara ambassadörer för förändringen. Det är en stor beteendeförändring för all personal inklusive ledning och det ska man hantera med ödmjukhet och respekt. Alla kommer inte vara övertygade från dag ett, så låt det växa fram. Oftast lägger sig organisationens oro när förändringarna väl är på plats och de egna anpassningarna till det nya arbetssättet har genomförts. Mycket av den initialt upplevda oron rinner av när det nya faktiskt är etablerat.
5. Mät förväntningarna
   Genomför mätning både innan förändringarna genomförs och efter. Och fortsätt följa upp även en tid senare. Var transparenta med mätresultaten och diskutera dem i de olika arbetsgrupperna för att förstå bakomliggande funderingar. Det kan bidra till att finna eventuella justeringsbehov och visar också på att ledningen lyssnar till sina medarbetare.