Livskvalitet och medarbetaren i centrum var ledorden när Sodexo flyttade till Arenastaden. En flytt som också innebar ett förändrat arbetssätt. Här är deras bästa råd.

– Vårt dåvarande hyreskontrakt i Västberga var på väg att löpa ut och samtidigt ville vi förnya vårt sätt att arbeta i framtiden, säger Katrin Andréasson, workplace service manager på Sodexo. Vi behövde se över våra egna behov och samtidigt utmana oss själva för att även förstå våra kunder behov.

God kommunikation

Ur frågeställningarna startades ett projekt med djupare analyser av behoven samt av kommunikation och ekonomi. Stor vikt lades vid att kommunicera ofta och mycket kring flytten.

– Vi skickade ut interna nyhetsbrev, skapade egna informationssidor på intranätet om flytten och Arenastaden samt gav kontinuerlig information under våra frukostmöten, säger Katrin Andréasson. Vi arrangerade också studiebesök till det nya kontorsbygget för alla som ville lära känna området före själva flytten.

Sodexo har 8 000 medarbetare i Sverige men bara 190 av dem sitter på kontoret i Arenastaden. De allra flesta arbetar ute hos kunderna och påverkades inte lika mycket av flytten.

Utmaning att flytta i mellandagarna

När kontorspersonalen gick till jobbet i januari 2016 var det alltså till Arenastaden. Det innebar att stora delar av själva flytten gjordes i mellandagarna, något Katrin Andréasson avråder från, så här i efterhand.

– Det var tufft för våra entreprenörer att få tag på rätt folk den veckan och en del av planeringen fick göras om. Men allting gick att lösa.

Jobbar numera aktivitetsbaserat

Före flytten gjordes en noggrann förstudie som innefattade allt från beläggningsgrad på kontoret och i konferensrummen till pendlingsmönster. Djupintervjuer med medarbetare gjordes också. Förstudien gav kunskap om vilka behov verksamheten hade och hur det nya kontoret skulle utformas.

– Vi kom fram till att ett aktivitetsbaserat arbetssätt kunde passa verksamheten bra, säger Katrin Andréasson. Det skulle stötta både medarbetare och kunder genom ökad flexibilitet.

Det nya kontoret delades in i zoner: tysta, gemensamma, mötesrum med mera, för att ge personalen bästa möjliga arbetsmiljö.

– Självklart var en del skeptiska först, fortsätter Katrin. Det är alltid en utmaning med förändring och vi gick från ett väldigt traditionellt arbetssätt där alla hade sitt egna skrivbord och sitt team nära, till ett hypermodernt, aktivitetsbaserat arbetssätt. Det är klart det blir en stor omställning.

Fina resultat

Men förändringen har fallit mycket väl ut. I dag är de flesta nöjda. I medarbetarundersökningar har det nya sättet givit ökade siffror på den totala nöjdheten, men även upplevelsen att medarbetarna blivit mer effektiva, enligt Katrin Andreasson. 

– Den absoluta majoriteten tycker att det är spännande och kul att lära känna nya kollegor genom att jobba på det här sättet.

Sodexos tips för ett lyckat förändringsarbete

• Gör analyser av era nuvarande och framtida behov.
• Tillsätt en projektgrupp som i mindre delprojekt och tillsammans med medarbetarna driver projektet framåt. Delaktighet är A och O.
• Kommunicera mycket och i god tid till alla medarbetare.
• Ge möjlighet och underlätta för frågor och svar.
• Vid aktivitetsbaserat arbetssätt är det viktigt att ha en bra HR-process när det gäller hur man tar emot nyanställda. Skapa förutsättningar för att nya medarbetare till en början har en ”mentor” och lär känna arbetssättet och nya kollegor. Även viktigt att chefen skapar kontinuerliga teammöten så alla känner att de fortfarande har utbyte av sitt team.
• En del kan uppleva att de tappar teamkänslan och blir mer ensamma när de jobbar aktivitetsbaserat. Prata och hitta lösningar tillsammans. Gemensamma luncher? Sitta med teamet vissa dagar? Var flexibla och lyhörda.
• Ha en person som ansvarar för förändringsledningen. Före, under och inte minst efter flytten/förändringen. Det är då många frågor uppkommer.
• Acceptera att inte alla är positiva till förändringar. Låt saker ta sin tid.
• Vikten av en engagerad och medverkande ledning där målen med förändringen är väl förankrade.
• Var modiga och förhandla inte om målbilden och visionen.
• Våga och orka fördjupa er i varför utmaningarna som kommer längs vägen uppstår. Jobba långsiktigt med lösningar som gör att ni når målet.