Drygt två år av pandemi och distansarbete har förändrat vårt arbetssätt. Förflyttningen från hemmet till kontoret har under det senaste året sett olika ut och flera företag kämpar med att få högre beläggningsgrad på kontoren.  Ett av de företag som lyckats locka tillbaka medarbetarna är Arla.  

Arla har arrangerat korvgrillning på takterrassen, anordnat kanelbullebakning i köket och bjudit in till påskäggsjakt. Det är bara några i raden av de aktiviteter som genomförts under det senaste året för att locka tillbaka medarbetarna till kontoret.

-  Jag tror att beläggningen kommer att öka allt eftersom, men med det sagt så kommer det nog att bli lite flexiblare än tidigare, säger Arlas Facility Manager Niklas Henningsohn.

Arla skickade ut enkäter till alla anställda i slutet av pandemin för att skapa sig en uppfattning om vad medarbetarna förväntade sig av sin arbetsplats när de så småningom skulle komma tillbaka. Dessutom genomfördes en global beläggningsanalys under sex månader. Parallellt besökte den danska koncernledningen kontoren runt om i världen och kunde snabbt konstatera att riktlinjerna för hur många dagar i veckan man förväntades arbeta från kontoret varierade mellan länderna och som en konsekvens av det även beläggningsgraden.

Koncernledningen beslutade att skapa nya gemensamma riktlinjer för hela företaget, även globalt, vilket innebar att alla medarbetare skulle vara på plats minst tre dagar i veckan och tidigare var det två. 

I Sverige tog dev även initiativet att tillsätta en aktivitetsgrupp för varje kontor som kallas ”Arla Movement”, gruppen består av cirka tio representanter från olika avdelningar vars uppdrag är att arrangera roliga och inspirerande event på kontoret som de rapporterar direkt till VD.

-  Vi upplevde att koncernledningens riktlinjer som löpte över hela vår globala organisation bidrog positivt i förändringen, det ökade på takten och bidrog till ännu högre gemenskap. Från mitt perspektiv har det viktigaste alltid varit att kollegorna trivs på kontoret och tycker om att komma in, tillägger Niklas.

Arla Movement har bland annat bjudit in baristor till kontoret, ordnat med ost- och vinprovning, hyrt in godisvägg och anordnat Afternoon tea.  

Dessutom byts flipperspel ut varje kvartal för att skapa nyhetsbehag, det erbjuds yoga, man har infört walk & talkmöten som innebär att man går en promenad under sitt möte.

Ytterligare en riktlinje som skapats är face to face i Outlook, för att berätta för användaren att det är på kontoret mötet ska ske, inte via teams.

Friskvårdsbidraget har fördubblats och man är lyhörd på medarbetarnas behov av teknisk utrustning och förändrar den längs vägen.

- Ett annat uppskattat och återkommande inslag är att vi bjuder in inspirationsföreläsare från olika delar av organisationen på fredagarna. I dagsläget har vi nått en beläggning på cirka 60 procent vilket ligger i linje med så som det var före pandemin. Vårt mål är att uppnå en beläggningsgrad om cirka 70 procent och i det arbetet är upplevelsen och innehållet på kontoret ett viktigt verktyg, avslutar Niklas Henningsohn.